【介護現場】業務改善アンケート書き方のまとめ

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介護士への就職、転職をについて悩んでいませんか。介護士の業務のことってどうやって情報を掴みますか。

ほとんどの方がネット検索されるでしょうか。しかし、検索すると企業さんの作ったサイト、情報過多なホームページで溢れているはずです。

本ページでは、介護士の業務に興味を持った瞬間の方にでも伝わる情報提供を届けることが目的で作っています。

運営者はシマだね君(@simadanekun)です。記事作成のプロではありませんが、介護士としては15年以上のキャリアがあります。

日々職員さんと一緒にサービス提供できるよう切磋琢磨しています。フルタイムアルバイトだった経験から正規職員、役職職員まで昇格した経験の知見をもとにご説明します!

あなたと一緒に介護士として働けると嬉しいです!

なお、介護保険サービス経験のある妻の意見ももらいつつ、サイト運営しています。私についてはコチラをご覧ください。

✔︎本記事の信頼性

✔︎このような悩みに応えます。

はじめてさん

介護現場での業務改善アンケートが苦手!すぐ書けるようになりたい。

日々の介護現場で頑張る介護士のあなた。
介護の仕事は楽しい!
毎年必ずやってくる業務面談は楽しいとは答え難いですね。

業務面談前に配るアレもセットです。
そう「業務改善アンケート」です。

もし、介護現場の業務改善アンケートを書く内容に悩んでおり、改善したいと考えているあなたへ。
業務改善アンケートのコツを知るだけで悩む時間が減少するとしたらどうでしょう。

同じ介護士として改善するコツを知ってもらい、実践することで一緒に解消しましょう!
どれも知っておいて損はないです!

目次

介護現場での業務改善アンケートが難しい原因は時間が足りないため

介護現場での業務改善アンケートが難しい原因は時間が足りないことにあります。

なぜならアンケート内容が思いつきで書けるものでは無いからです。
アンケートとは名ばかりで自分の考え記載することは「介護業界の通知表」を書くようなものです。

本家通知表で例えるなら学校の先生が1時間や1日で通知表を書き上げるようなものです。
「A君の国語の成績はどうだったかな。体育の授業内容はどうだっけ。」先生が1日でそのようなやり方をしている情景はどう考えても非現実的ですよね。

「通知表」の例えでしたが、「介護業界の通知表」にあたる「業務改善アンケート」はなんとあなた自身がまず書き上げるところがスタートです。作業量を私たちに置き換えるとどうでしょうか。1時間や1日で業務改善アンケートを書き上げようとして悩むことがありませんか。

介護現場での業務改善アンケートが難しい原因は時間が足りないからです。

私の職場は年に2回業務面談に合わせて業務改善アンケート提出があります。あなたの職場では何回ありますか。

毎回嫌だ!という思いが少しでも軽くなるような方法を紹介します。
参考にして気持ちに余裕のある介護ライフを目指しましょう!

介護現場での業務改善アンケートを書き上げるコツまとめ

自分の能力を評価する(良い点)

介護現場での業務改善アンケートを書き上げる方法1つ目は自分の能力を評価する(良い点)ことです。

業務面談とはあなたが主役です。あなた自身の能力をアピールするためが最大のメリットになる為です。

利用者ファーストの多い介護現場で唯一あなたが主役になる面談用紙に遠慮する必要はありません。
とはいえ何を書いたら良いか分からないと手が止まるかも知れません。

✔︎出来事をアピールに変換する例

・毎日頑張ってやりきった事=継続力をアピール

・トラブルを乗り越えた事=チャレンジ力のアピール
・嬉しかった事=風土や雰囲気作りへの還元がアピール。
・何もなかった方=安定した業務ができているアピール

はじめてさん

何もなかった事も安定した業務とは言い方一つで可能性広がる!

アピールポイントが無いと思っていたあなた!
あるもの探しからでもOKです!
これはリフレーミングと言ってマイナス要素をプラス変換することで強みにできる方法です。

✔︎記入例として

・やったことがある業務を今年は報告を細かくできた。他のスタッフとできた。

・やったことのない業務を自ら志願してチャレンジした。

・または、任命されてチャレンジした。

介護現場での業務改善アンケートを書き上げる方法の自分で自分の能力を評価することは超必須です。

自分の能力を評価する(課題点)

業務改善アンケートを書き上げる方法2つ目は自分の能力を評価する(課題点)です。

課題点を書くなんてマイナスなことをなぜ?と感じるかもしれません。
ですが、課題点をあげることは現時点を知るために必要な情報になるため重要です。

なんでも良いことばかり書くと評価が高くなると思うかもしれません。
しかし、会社としては自己認知がしっかりできている人が信頼できます。

自分のことをしっかり把握している人は次にどこへ向かうべきか、するべきことは何かがわかっています。

人が最も成長できることは「自分が少し難しいと感じる課題」をクリアした時だといいます。
課題が全く出てこないスタッフに対して伸びしろを感じることは難しいです。

✔︎記入例として

・完璧ではないかもしれないが概ね達成した業務があった。改善の余地に気づけた。

・他のスタッフからの協力を受け達成した業務があった。次回は自分から取り掛かりたい。

✔︎視点は以下の2つです

・伸びしろを感じ「伸ばしたいこと」
・不足に感じたので「補いたいこと」

このように考えるといくつか思い浮かぶのではないでしょうか。

この内容を見た上司の方はあなたに悪いイメージを持たず、自分の課題が見えている頼もしいスタッフだと感じるでしょう。

業務改善アンケートを書き上げる方法2つ目は自分の能力を評価する(課題点)方法は効果大です。

会社、チームの能力をあなたが評価する(良い点)

介護現場での業務改善アンケートを書き上げる方法の3つ目は会社、チームの能力をあなたが評価する(良い点)ことです。

これは組織の良いところを気づくことができる職員は優秀だからです。

例として組織は自社の良いポイントを伸ばしたい、広めたいと考えています。

私の会社の場合「利用者の意見を大切にする」という部分を好きになる出来事がありました。

それをすごく実感したことがあります。

過去の強度行動障がいのある利用者の話し合いで自宅でどのような促しをすると既存のサービス時間で過ごすことができるかという会議でした。
他事業所から沢山アイディアが出て、私は何も発言できなかったと上司に話しました。

上司「その会議は専門性もあってすごく有意義だったね。でも利用者さんの気持ちを代弁する場面が無さそう。会社の方針の利用者の意見を大切にするって改めて考えさせられるね。」

会社の指針に強く賛同した瞬間でしたし、専門性と権利擁護を両輪を持ったスタッフになり、貢献する意識が芽生えた出来事です。
会議や面談場面で常にことのことを主張しています。

貢献度と信頼性のあるスタッフへの評価は高くなるはずです。

介護現場での業務改善アンケートを書き上げる方法の会社、チームの能力をあなたが評価する(良い点)ことは非常に有効です。

会社、チームの能力をあなたが評価する(課題点)

介護現場での業務改善アンケートを書き上げる方法4つ目は会社、チームの能力をあなたが評価する(課題点)ことです。

良い点の逆説ですが組織の課題点に気づくことができる職員も優秀だからです。

会社の弱点を突きつけるようなことは反対に評価が下がるように感じるかもしれません。
実は組織の課題点を見つけることができるとリスクの事前防止に繋がります。

自分の気づいたことが正しいや間違いであることは問題ではありません。
一職員がどんな意見を提案した場合でも組織の最終判断はトップが決めるのです。
しかし、最終判断を下すための材料としてあなたの意見は新鮮な現場の情報となるのです。

例として私の会社は会議の開催数、要する時間が多いことを課題と感じある提案をしました。
✔︎会議課題に対する提案

・毎月開催を止め、2ヶ月に1回開催
・会議開催をせずに紙面開催

これらを取り入れました。
このような課題を見つけ提案へと繋げた経験があります。

結果としてサービス提供に注ぐ時間が増え、現場に集中できたことがありました。
会議が多いからなくしましょう!など極論だと抜本的な変更はハードルは高いため、組織の課題を見つけ、折衷案を提案すると効果的です。

会議などはハードルが高いので、朝礼やミーティングや身近な出来事の中から課題を提案にする意識を持つことも有効です。

介護現場での業務改善アンケートを書き上げる方法で会社、チームの能力をあなたが評価することは少しハードルがありますがやっておく価値はありです。

理想と現実を書く

介護現場での業務改善アンケートを書き上げる方法5つ目は理想と現実を書くことになります。

なぜならあなたの成長度を図り、これからの道筋を示す目安とするからです。

面談では成長度とは言わずにキャリアパスや職務基準などの名称を使います。
この面談での評価が高いということは、昇格、給与アップに繋がります。

ここでの注意点はあまりにも高い理想、目標を定めないことです。
理想と現実のギャップが自分を惨めに思わせるかもしれないからです。

その打開策としては、スモールステップ法といって自分が少しできてないなということから実施することです。例として次の昇格を目指しているとします。(昇格したい!などしっかり書くこと大事。)

✔︎昇格するために今足りないことの例3点

①スケジュール調整
②業務の情報共有
③報連相のタイミング

これらが昇格に必要なあなたの課題だとします。

面談に限らず課題を訪ねた時に「課題だけ」答えることが多いです。
実は「課題はこれだから今はこれを取り組んでいます。」が正解だと個人的には感じます。

訪ねる方の工夫も必要ですが課題+取り組んでいることも記載しておきましょう。

今取り組んでいることの例3点

①手帳を出社時、退勤時に開く
②情報をキャッチしたものを手帳に記載する③キャッチした情報を整理して毎週報告をする

業務面談とは地図を見て目的地に向かう立ち止まり場面だと思っています。

あなたが目指すべき目標=地図上の目的地

あなたが今取り組んでいること=今いる現時点

あなたが進む次の一歩=目的地に向かう方角の一歩

これらが揃っていると信頼度は増しますし、助言もされやすいです。

あなたが主役の地図を広げる場面に立ち会ってくれている。たとえどんな現実を受け取る内容であっても感謝の気持ちを持ち業務改善アンケートを書いていく先には今より現場で活躍している自分がいると信じて挑みましょう。

根本的な問題を解決するには?

業務改善アンケートにかける時間を減らす

根本的な原因は業務改善アンケートにかける時間を減らすことにあります。

「時間がかかるから困っているのに時間を減らせたら苦労はしない」そのような声が聞こえてきそうです。
ですが時間が長くかかるこそ、やり方には工夫があるということです。

現時点でそんな工夫していないと思う方はぜひ参考にしてみてください。

時間を減らすとは一度に書く時間を分散し、提出期間に余裕を持って提出できる方法となります。

私の会社では新年度と11月ごろと年2回業務面談が設定されます。
業務改善アンケートも同じ時期に配られるます。

10数年この時期になると憂鬱だな。大変だなと考えているうちに気づきました。
一気に書かずに起きた出来事などを下書きしておいて配布された時点で写すだけにしておけば楽なんじゃないかと。

10何年も同じサイクルを過ごしていて今更気づいたのですが、意外と周りも大変そうにアンケート書いていることにも気づきました。

実は業務面談アンケートを提出してからが次の提出日の準備期間、振り返り対象期間になるのだからやってみる価値は高いです。

そんな事前にやるなんて自分の性分に合っていないと感じるかもしれません。

アンケート用紙の1項目だけするだけで配布時には項目2から取りかかれます。業務日誌に前回のアンケートコピーを挟んで、印象的な出来事があった時に書いておくと毎日のルーティンにも馴染みます。

どこまで手をつけるのか気になるかと思いますが、スモールステップ法という目標に対して、今できる小さな1歩だけをする。500歩分あるんだーと思うのではなく、「1歩」だけを目標に置くことで「2歩目」が踏めるかもしれません。

根本的な原因は業務改善アンケートにかける時間を減らすことなのでここを解決する必要があります。

それでも悩みが解消されない場合の具体的な解決策

業務改善アンケートをする気持ちにならない理由が今の職場の環境に対する不安や不満の場合もあるかもしれません。そもそも面談することがシンドいと悩んでいることもあるでしょうか。

そのくらい根本的な悩みを抱えている場合は職場の転職を考えるということも解決の一つです。

なぜなら業務改善をそもそもしたくないと考えている場合は職場に留まる執着が減っている可能性があるからです。

業務面談をやる意味を時間軸で考えると過去と未来の2つあります。
過去の振り返りは在籍している期間のことは書く必要がありますが、転職を考える場合は未来のことを書く必要性は少ないでしょう。

職場との関係性の問題もあるでしょうが、基本的には退職や転職を考えている場合は、事前に上司に伝達しておく方が良いと考えます。

もう一つ大事なことは、個人的には転職する場合でも業務改善アンケートをしっかり記入することを強くオススメします。

転職先での面接で頭に浮かんだことを直感的に話すことができれば良いですが、現職のアンケートに書いた頑張った取り組みや今後の展望については転職先にも伝える場合があるからです。

全く職種が違う場合は異なりますが、業務面談シートの振り返りだけあなたが積み上げた実績です。

転職することで根本から問題解決になります。
根本的な問題を解決する方法でオススメなのは転職です。

  1. 求人情報サイト【カイゴジョブ】
  2. 介護職専門の転職サイト【ケアジョブ】
  3. 介護職・福祉専門の転職サイト【介護JJ】
  4. 介護専門求人サイト【かいご畑】
  5. 業界最大手【クリックジョブ介護】


転職先を調べてみるという行動が問題解決になる場合もあるということですね。
せっかくなので自分の選択肢を自身で増やしておきましょう。

はじめてさん

介護現場での業務改善アンケートが少しだけ書けそうな気がしてきた。悩む時間が減って次回に向けた下書きもしておくともっと時短になりそう!

面談はあなたが主役になる機会です。
アピールすることに遠慮することはありません。

面談を書くことが慣れていくと負担が減るだけでなく、アピールして書くことすら楽しく感じることもできます。未来のあなたの介護士ライフが激変します。
一つずつ実践できそうな事があれば嬉しいです。

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